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Politique de confidentialité

Article 1 – Généralités

1.1 Contexte – La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) régit la confidentialité des renseignements personnels. La présente politique décrit comment l’ACC recueille, utilise, protège, divulgue et supprime les renseignements personnels et énonce l’engagement de l’ACC envers une collecte, une utilisation et une divulgation responsables des renseignements personnels. Cette politique est fondée sur les normes exigées par la LPRPDE et l’interprétation de l’ACC de ces responsabilités.

1.2 But – La présente politique a pour but de régir la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels dans le cadre des activités commerciales, d’une manière qui reconnaît le droit au respect de la vie privée des personnes, en ce qui concerne leurs renseignements personnels, et le besoin de l’ACC de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels.

1.3 Définitions – Dans la présente politique, les termes suivants se définissent comme suit :
a) Loi – Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques;
b) ACC –Association canadienne de curling;
c) activité commerciale – toute transaction particulière, tout acte ou toute conduite de nature commerciale;
d) renseignements personnels – tout renseignement sur une personne identifiable, dont tout renseignement concernant ses caractéristiques personnelles y compris, mais sans s’y limiter, le sexe, l’âge, le revenu, le numéro d’assurance sociale, l’adresse du domicile ou le numéro de téléphone, les tests et les résultats sportifs, l’adresse de courriel, l’ethnie, l’état matrimonial, les antécédents médicaux et l’état de santé;
e) représentants – membres, gouverneurs, dirigeants, employés, membres de comité, officiels, athlètes, entraîneurs, bénévoles, administrateurs, donateurs, entrepreneurs et tous les autres participants dans le cadre des programmes et des services de l’ACC.

1.4 Application –La présente politique s’applique à l’ACC ce qui concerne les renseignements personnels recueillis, utilisés ou divulgués durant toute activité commerciale liée à l’ACC.

1.5 Obligations statutaires – La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques régit l’ACC pour toute question concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels.

1.6 Obligations supplémentaires – En plus de satisfaire à toutes les exigences de la Loi, l’ACC doit aussi satisfaire aux exigences supplémentaires de la présente politique. L’ACC :
a) ne divulguera aucun renseignement personnel à un tiers durant toute opération ou transaction, à moins d’avoir obtenu le consentement approprié pour l’opération, la transaction ou autre intérêt conformément à la présente politique;
b) ne se mettra intentionnellement dans une situation dans laquelle elle est tenue de divulguer des renseignements personnels à une organisation;
c) dans l’exercice des fonctions officielles, ne divulguera des renseignements personnels à des parents, amis ou collègues ou à des organisations dans laquelle des parents, amis ou collègues ont des intérêts;
d) ne tirera des avantages personnels de renseignements personnels obtenus dans l’exercice des fonctions à l’ACC;
e) n’acceptera tout cadeau ou faveur qui pourrait être interprété comme étant donné en prévision ou en reconnaissance de la divulgation de renseignements personnels.

1.7 Décisions concernant la politique – Sous réserve des dispositions de la Loi, l’agente de la protection de la vie privée de l’ACC aura le pouvoir d’interpréter toute disposition de la présente politique qui est contradictoire, ambiguë ou obscure.

Article 2 – Responsabilité

2.1 Agente de la protection de la vie privée – Patricia Ray, directrice de l’exploitation, est l’agente de la protection de la vie privée de l’ACC. Chargée de la mise en œuvre de cette politique et de la surveillance de la collecte de renseignements et de la sécurité des données, elle doit s’assurer que tous les employés sont bien formés en ce qui concerne les questions de protection des renseignements personnels et leurs responsabilités. L’agente de la protection de la vie privée s’occupe aussi des demandes d’accès aux renseignements personnels et des plaintes.

On peut communiquer avec cette agente à l’adresse suivante :

Association canadienne de curling
a/s de l’agente de la protection de la vie privée
1660, cour Vimont
Orléans (Ontario) K4A 4J4
Tél. : 613-834-2076 / 1-800-550-2875 (au Canada seulement)
Télécopieur : 613-834-0716
Courriel : privacyofficer@curling.ca

2.2 Tâches – L’agente de la protection de la vie privée doit :
a) mettre en application des procédures visant à protéger les renseignements personnels;
b) établir des procédures pour la réception et le traitement de plaintes et de demandes de renseignements;
c) s’assurer que tout fournisseur tiers respecte la présente politique;
d) former le personnel et lui communiquer des renseignements au sujet des politiques et pratiques de l’ACC.

2.3 Employés – L’ACC doit s’assurer que les employés, les entrepreneurs, les agents ou autres se conforment à la Loi et à la présente politique.

Article 3 – Détermination du but

3.1 But – Des renseignements personnels peuvent être recueillis de représentants actuels ou éventuels et ne seront utilisés que dans le but d’atteindre et de maintenir les normes les plus élevées, liées à l’organisation et aux programmes de curling. L’ACC utilisera des renseignements personnels à des fins comprenant, mais sans s’y limiter, les suivantes :

a) fourniture de produits et de services de haute qualité;
b) réception de communications de l’ACC et de ses commanditaires à propos de nouvelles électroniques, de courriels, d’actualités, de demandes de dons, de factures, d’avis, de ventes de marchandises, de bulletins d’information, de programmes, d’événements et d’activités;
c) établissement et gestion de fonds fiduciaires et versement d’honoraires;
d) consultation de la base de données de l’Association canadienne des entraîneurs afin de déterminer les niveaux de certification et les qualifications en entraînement;
e) sélection d’entraîneurs;
f) consultation de la base de données afin de déterminer les niveaux de certification et les qualifications en arbitrage ainsi que des techniciens de la glace;
g) détermination de l’admissibilité, du groupe d’âge et du niveau approprié de jeu ou de compétition;
h) mise en œuvre d’un programme de présélection de l’ACC;
i) mise en application de politiques contre le dopage et tests de dépistage des drogues;
j) promotions, vente de marchandises et opérations financières*;
k) urgences médicales;
l) mises en candidature pour des prix;
m) renseignements biographiques;
n) inscription à des compétitions et à l’ACC;
o) tailles d’uniformes, surveillance de l’admissibilité, prise de dispositions des voyages et divers éléments de la sélection des athlètes et des équipes;
p) surveillance technique, formation des officiels, buts éducatifs, publications médiatiques et promotion du sport;
q) achat d’équipement, de manuels, de ressources et d’autres produits et services;
r) publication d’articles, relations avec les médias et affichage sur le site Web de l’ACC, publications, affichages ou affiches;
s) détermination des données démographiques des membres et des besoins des programmes;
t) gestion de la paye, prestations de maladie, réclamations d’assurance ou enquêtes de l’assureur;
u) autres fins jugées nécessaires par l’agente de la protection de la vie privée de l’ACC, en vertu de la Loi.

*L’ACC ne gardera aucun renseignement financier, dont des numéros de carte de crédit par exemple, et un tel renseignement sera supprimé à l’achèvement de l’opération financière applicable.

3.2 Buts non identifiés – L’ACC obtiendra le consentement de toute personne dont les renseignements personnels sont utilisés à des fins commerciales non identifiées antérieurement ou dans la présente. La date et la méthode de réception de ce consentement seront documentées.

3.3 Identificateur d’utilisateur et mot de passe – Seul le représentant actuel ou éventuel est responsable de tout identificateur d’utilisateur et mot de passe pour avoir accès au site Web de l’ACC et ne doit divulguer ni son identificateur d’utilisateur ni son mot de passe à un tiers. À la suite d’une telle divulgation, seul le représentant actuel ou éventuel sera responsable des conséquences découlant de la divulgation.

3.4 Achats en ligne – Un représentant actuel ou éventuel qui fait des achats et qui commande du catalogue en ligne de l’ACC sera assuré d’une transaction commerciale sécurisée au moyen du logiciel serveur sécurisé Verisign. Ce logiciel chiffre tous les renseignements entrés avant leur envoi à l’ACC, y compris les numéros de carte de crédit, les noms et les adresses, afin d’empêcher toute divulgation non autorisée sur Internet. Tout représentant actuel ou éventuel qui ne souhaite pas fournir de renseignements personnels en ligne peut passer une commande par téléphone (1-800-550-2875) ou par télécopieur (1-613-834-0716).

3.5 Témoins (cookies) – Dans le but de s’assurer que son site Web est bien géré et d’améliorer la navigation, l’ACC peut avoir recours à des témoins (de petits fichiers-textes stockés dans le navigateur du représentant actuel ou éventuel) ou des pixels espions (images électroniques qui permettent au site Web de l’ACC de compter le nombre de visiteurs qui ont accédé à une page particulière et d’avoir accès à certains témoins) afin de recueillir des données agrégées. Celles-ci peuvent comprendre une adresse IP, un domaine, un type de navigateur et les pages visitées. Les témoins et les pixels espions qu’utilise l’ACC ne recueillent pas de renseignements personnels, dont le nom, l’adresse ou l’adresse de courriel. Les représentants actuels et éventuels peuvent avoir des navigateurs Web qui permettent à l’utilisateur de refuser les témoins; toutefois, dans des circonstances particulières, le site Web de l’ACC peut refuser l’accès si le navigateur est réglé de façon à refuser les témoins.

3.6 Entente et conditions d’utilisation pour les utilisateurs de médias sociaux – Outre les exigences et les renseignements fournis dans la présente politique, les représentants actuels et éventuels qui ont accès au site Web de l’ACC et les plates-formes de médias sociaux sont aussi assujettis aux modalités de l’entente et des conditions d’utilisation de l’ACC pour les utilisateurs de médias sociaux.

Article 4 – Consentement

4.1 Consentement – L’ACC obtiendra le consentement, par moyen légal, des personnes concernées au moment de la collecte et avant l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels applicables. L’ACC peut recueillir des renseignements personnels sans consentement, lorsqu’il est raisonnable de le faire et que le permet la loi.

4.2 Consentement implicite – Les personnes qui fournissent des renseignements personnels à l’ACC, sous n’importe quelle forme y compris, mais sans s’y limiter, le courriel, la correspondance personnelle, une lettre ou l’inscription, consentent à l’utilisation de l’information aux fins précisées dans la présente politique.

4.3 Retrait – Une personne peut retirer par écrit et en tout temps son consentement à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels, sous réserve de restrictions légales contractuelles. L’ACC informera la personne des implications d’un tel retrait.

4.4 Tuteurs légaux – Le consentement ne peut être obtenu de personnes mineures, gravement malades ou frappées d’incapacité mentale et par conséquent, il sera obtenu d’un parent, d’un tuteur légal ou d’une personne ayant une procuration.

4.5 Exceptions pour la collecte – L’ACC n’est pas tenue d’obtenir le consentement pour la collecte de renseignements personnels si :
a) c’est clairement dans l’intérêt de la personne et le consentement ne peut être obtenu en temps opportun;
b) la connaissance et le consentement compromettraient la disponibilité ou l’exactitude de l’information et la collecte est exigée pour faire enquête sur une infraction à une entente ou une loi fédérale ou provinciale;
c) les renseignements sont obtenus à des fins journalistiques, artistiques ou littéraires;
d) l’information peut être obtenue publiquement comme le précise la Loi.

4.6 Exceptions d’utilisation – L’ACC peut utiliser des renseignements personnels à l’insu et sans le consentement d’une personne seulement :
a) si l’ACC a des motifs raisonnables de croire que l’information pourrait être utile pour l’enquête d’une infraction à une loi fédérale, provinciale ou étrangère et l’information est utilisée pour cette enquête;
b) pour une urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d’une personne;
c) pour une étude ou des recherches statistiques ou érudites;
d) s’ils peuvent être obtenus publiquement comme le précise la Loi;
e) si l’utilisation est clairement dans l’intérêt de la personne et le consentement ne peut être obtenu en temps opportun;
f) si la connaissance et le consentement compromettraient la disponibilité ou l’exactitude de l’information et la collecte est exigée pour faire enquête sur une infraction à une entente ou une loi fédérale ou provinciale.

4.7 Exceptions à la divulgation – L’ACC peut divulguer des renseignements personnels à l’insu et sans le consentement d’une personne seulement :
a) à un avocat qui représente l’ACC;
b) pour le recouvrement d’une dette payable à l’ACC;
c) pour respecter une assignation à témoigner, un mandat ou une ordonnance d’un tribunal ou d’un autre organisme ayant la juridiction appropriée;
d) à une institution gouvernementale qui a demandé l’information, fait état de son autorité légitime et précisé que la divulgation avait pour but l’application de la loi, le déroulement d’une enquête ou la collecte de renseignements liés à toute loi fédérale, provinciale ou étrangère ou qui soupçonne que les renseignements concernent la sécurité nationale ou la conduite d’affaires internationales ou qui a pour but de faire appliquer toute loi fédérale ou provinciale;
e) à un organisme d’enquête nommé dans la Loi ou une institution gouvernementale, du propre chef de l’ACC si l’association croit que l’information concerne une infraction à une entente ou à une loi fédérale, provinciale ou étrangère ou soupçonne que les renseignements concernent la sécurité nationale ou la conduite d’affaires internationales;
f) à un organisme d’enquête aux fins liées à l’enquête d’une infraction à une entente ou à une loi fédérale ou provinciale;
g) dans une situation d’urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité de la personne (l’ACC doit informer la personne de la divulgation);
h) pour une étude ou des recherches statistiques ou érudites;
i) à un établissement d’archivage;
j) 20 ans après le décès de la personne ou 100 ans après la création de l’enregistrement;
k) s’ils peuvent être obtenus publiquement comme le précisent les règlements;
l) si la loi l’exige.

Article 5 – Restriction de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation

5.1 Restriction de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation – L’ACC ne doit pas recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans discernement. Les renseignements recueillis le seront aux fins de l’article 3.1, sauf avec le consentement de la personne ou comme l’exige la loi.

5.2 Durée de conservation – Les renseignements personnels seront conservés aussi longtemps que raisonnablement nécessaire afin de permettre la participation à l’ACC, de maintenir des dossiers historiques exacts ou comme l’exige la loi.

5.3 Destruction de renseignements – Les documents seront détruits par déchiqueteuse et les fichiers électroniques seront entièrement effacés.

Article 6 – Mesures de protection

6.1 Mesures de protection – Les renseignements personnels seront protégés par des mesures de protection convenant à la sensibilité de l’information, contre la perte ou le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification.

Article 7 – Accès individuel

7.1 Accès – Sur demande par écrit et avec l’aide de l’ACC, une personne peut être informée de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et pourra avoir accès à cette information. De plus, une personne a le droit d’être informée de la source des renseignements personnels ainsi que des tiers auxquels les renseignements ont été divulgués.

7.2 Réponse – Les renseignements demandés seront divulgués à la personne dans les 30 jours suivant la réception de la demande par écrit, gratuitement ou à coût modique pour les frais de photocopie, à moins de motifs raisonnables pour prolonger ce délai.

7.3 Interdiction d’accès – Une personne peut se voir refuser l’accès à ses renseignements personnels si :
a) la fourniture de ces renseignements serait d’un coût prohibitif;
b) les renseignements font référence à d’autres personnes;
c) les renseignements ne peuvent être divulgués pour des motifs légaux, des raisons de sécurité ou à des fins commerciales de nature exclusive;
d) les renseignements sont assujettis au secret professionnel ou au privilège relatif au litige.

7.4 Motifs – Suite au refus, l’ACC informera la personne des motifs du refus et des dispositions pertinentes de la LPRPDE.

7.5 Identité – Des renseignements suffisants seront exigés afin de confirmer l’identité d’une personne avant de lui rendre compte de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels.

Article 8 – Contestation de la conformité

8.1 Contestations – Une personne pourra contester la conformité à la présente politique et la Loi en s’adressant à la personne responsable de la conformité.

8.2 Procédures – À la réception d’une plainte, l’ACC doit :
a) noter la date de réception de la plainte;
b) informer l’agente de la protection de la vie privée qui agira de façon impartiale afin de résoudre la plainte;
c) accuser réception de la plainte par une conversation téléphonique et clarifier la nature de la plainte;
d) nommer un enquêteur parmi le personnel de l’ACC ou un enquêteur indépendant, qui possédera les compétences voulues pour mener une enquête juste et impartiale et aura libre accès à tous les dossiers et au personnel;
e) dès l’achèvement de l’enquête, l’enquêteur présentera un rapport écrit à l’ACC;
f) informer le plaignant du résultat de l’enquête et de toute mesure pertinente prise pour rectifier la plainte, y compris toute modification aux politiques et procédures.

8.3 Dénonciation – L’ACC ne congédiera, ne suspendra, ne rétrogradera, ne punira et ne harcèlera tout gouverneur, dirigeant, employé, membre de comité, bénévole, formateur, entrepreneur ou autre décisionnaire à l’ACC, ni ne fera subir tout autre inconvénient ou ne privera cette personne d’un bénéfice parce qu’elle a agi de bonne foi et se fondant sur des motifs raisonnables :
a) a divulgué au commissaire que l’ACC a enfreint la Loi ou est sur le point de le faire;
b) a accompli ou fait part de son intention d’accomplir tout acte nécessaire pour empêcher une personne de contrevenir à la Loi;
c) a refusé ou a fait part de son intention de refuser d’accomplir un acte qui constitue une infraction à la Loi.

Article 9 – Loi applicable

9.1 Loi applicable – Les lois de la province de l’Ontario s’appliqueront.

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